【既読スルーのススメ】生産性について考えよう⑦　生産性アップのアプローチ3種

生産性はあなたを「劇的」に変える

あなたの予想をはるかに超えて、生産性にはすごい力があります。生産性がよくなると、生活が１０倍にも改善されます。身近なほとんどの分野で何かを改善しても、せいぜい２割から３割、うまくいって２倍から３倍です。しかし、パフォーマンスをアップさせる根本的な改善策は、人生のあらゆる分野に応用がきくために、あなたが別人になるほどのインパクトがあるのです。

これほどの効果を誇る分野が、あなたの目の前にあるのです。これを生かさない手はないでしょう。そして重要なのは、得られた「高い生産性」を、価値ある仕事に振り分けることです。

最も価値を生む仕事に、中断されない時間をあてなさい

ピーター・ドラッカー『経営者の条件』

毎日、少しの時間でも、価値の高い仕事に集中してください。徐々に大きなリターンに成長します。これを習慣にすれば、集中力もアップし、優先順位をつけることも上手くなってくるのです。

「邪魔」を排除

「生産性の高い仕事に時間を使う」ための環境を整えることです。これは長期的にみて、莫大なリターンをもたらします。

そこでまず、「邪魔」や「中断」を排除しなければなりません。あなた自身を、あなたの大切な仕事から遠ざけようとする用事や、何の価値ももたらさない作業から守るのです。そのために、「中断するタイミングを決めておく」というテクニックがあります。毎日、ある時間帯を設定して、その間にアポイントするように、周りにお願いします。「この時間ならば、すぐに対応できるよ」と知らせておくのです。優秀な人ほど、このアプローチの有効性を知っているので、理解を得やすいものです。

メールの返信は「出し惜しみ」が得！？
～生産性アップのテクニック１～

３０分から１時間程度の時間を、昼か夕方あたりに設定します。この時間帯には電話にも出るし、メールもチェックして、急ぎの用件にも対応します。部下の相談にものります。

「優秀な人ほどメールの返信が遅い」という調査結果がありますが、生産性から考えると当然です。優秀な人は、生産性の高い仕事をする時間を、何としても確保するからです。

些細なメールにさえ、すぐに返事を書いてしまうと、すぐにレスポンスがもらえる人なのだと周囲に認識させてしまいます。その結果、日常に「非生産的なシステム」を組み込んでしまうことになり、瑣末な作業に追われるでしょう。

マルチタスクは避けるべき。でも･･･
～生産性アップのテクニック２～

心理学的あるいは生理学的な面から、「マルチタスク」は推奨されません。マルチタスクでいったん作業から離れると、もとのパフォーマンスに戻るまでに数十分はかかる、という研究結果があります。生産性を高めたい人は、この事実を真剣に受け止めなければなりません。しかし、私たちはどうしても、マルチタスクを避けられない状況に陥ることがあります。それでも、「常に」そういった状態に陥ることだけは、何としても避けなければなりません。

まずは重要な仕事を明らかにし、集中する時間を設けることです。これを１日のうち、最も意志力が高い時間に設定します。そして残りの時間のうちで、特別にマルチタスクを行う時間帯を設定するのです。つまり、どうしても避けられないならば、「マルチタスクを行う時間」をつくるのです。たとえば、１日のうち１時間をマルチタスキングにあてるようにスケジュールを組んだり、仕事を頼まれやすい時間帯を把握して、その間だけはマルチタスクをすると決めておく、などのアプローチが有効です。時間帯は厳しく設定します。

重要なのは「予め時間を計画すること」です。時間管理をすると、やるべき事が明らかになります。だらだらとムダに過ごすことはなくなるので、時間のゆとりもできて、突発的な出来事にも対応できるようになります。

適度に休むことで「意志力」を回復せよ！
～生産性アップのテクニック３～

１日中休みも取らずに、ただ意思の力で何かを成し遂げようとすることは不可能です。なんとか気力で乗り切ったとしても、生産性は著しく落ちてしまいます。誰でも９０分～１２０分ごとにモチベーションが下がってしまうことは、肌で感じているでしょう。大学の講義も、そういった事実をもとに時間を設定しています。「意志力には限界がある」のです。

ただし、「半分仕事をしながら、半分リフレッシュする」というアプローチは、おすすめめできません。これでは、仕事にも休憩にもならないからです。頭のなかの「チャンネル」をハッキリと切り替えることが重要であり、それができなければ生産性はどんどん低下してしまいます。おすすめは、６０分～１２０分の集中した時間枠を複数つづけ、その後３０分程度のリフレッシュタイムを設けることです。継続して集中する時間を２枠程度とったら、あとはしっかりと休憩して、「意思の力」を回復させるのです。

集中する時間は、価値の高い仕事をします。休憩時間は完全に頭を切り替えて、リフレッシュに費やします。メリハリをつけた方が、だらだらと長い時間作業をするよりも、圧倒的に高いパフォーマンスとなるのです。意志のエネルギーを適度に補填することで、情緒面でも、よい効果をもたらします。

私の生産性を最も向上させ、人生に価値をもたらす活動は何なのか？

何度でも、この質問を自分にしてください。価値ある仕事を、再確認するのです。そして、意思の力を全力投球できる環境を整えることで、あなたは生まれ変わるのです。